Die Rosa-Luxemburg-Stiftung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Direktionsassistent*in (m/w/d) für das Zentrum für Internationalen Dialog und Zusammenarbeit (ZID) der RLS in Vollzeit (39 Wochenstunden). Die Stelle ist in der Leitung des Auslandsbereichs angesiedelt.

Arbeitsaufgaben:

Administration und Sekretariat

  • Sicherstellen der telefonischen Erreichbarkeit der ZID-Leitung
  • Postbearbeitung, Rechnungsverwaltung, Raumbuchungen
  • Weiterleitung bzw. Beantwortung von Anfragen an die ZID-Leitung bzw. das ZID
  • Beauftragung, Betreuung und Abnahme von Übersetzungen interner Regelungen und Handreichungen
  • Führung der Unterschriftenmappe der ZID-Leitung
  • Organisatorische Vorbereitung von Beratungen
  • Führung und Organisation der Ablage und ausgewählter Dokumente der Auslandsbüros (Vollmachten, Registrierungen)
  • Endkontrolle (Vollständigkeit und Formatierung) und zentrale Ablage der Berichte und Anträge an die Zuwendungsgeber sowie den Versand
  • Materialbestellung
  • Pflege der ZID-E-Mail-Verteiler
  • In Absprache und Kooperation mit dem Bereich Finanzen/IT/Zentrale Aufgaben der RLS Aufgaben zur Bewirtschaftung des Standorts Franz-Mehring-Platz 1

Finanz- und Projektmanagement

  • Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Termine und Dienstreisen der ZID-Leitung sowie Protokollierung von Sitzungen und Gesprächen
  • Regelmäßige Prüfung, Bearbeitung und Aktualisierung der Dokumente des ZID-Handbuchs, das umfasst auch den Abgleich mit aktuellen Regelungen der Zuwendungsgeber der RLS
  • Steuerung, Nachhalten und Verwaltung von Budgets
  • Mitarbeit bei der Auftragserteilung sowie Monitoring der zentralen Rahmenverträge des ZID
  • Inhaltlichen Vorbereitung, Durchführung und Steuerung von Aktivitäten im Rahmen der von der ZID-Leitung gesteuerten Anträge an das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung bzw. das Auswärtige Amt inkl. Kontrolle der Finanzflüsse und Zuarbeit zur Prüfung von Verwendungsnachweisen und externen Prüfungen

Anforderungen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Einwandfreie Deutschkenntnisse für die Korrespondenz
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS-Office sowie Bereitschaft, sich in neue Software einzuarbeiten, Kenntnisse einer Buchhaltungssoftware sind von Vorteil
  • Kenntnisse in Projektsteuerung und -management
  • Grundkenntnisse des deutschen Zuwendungsrechts und Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Geldern sowie Interesse für die Bearbeitung finanzieller Vorgänge
  • Serviceorientierung, sehr gutes Organisationstalent, Belastbarkeit und Selbständigkeit
  • Loyalität, Durchsetzungsvermögen und vertraulicher Umgang mit anvertrauten Informationen
  • Hohes Maß an Zeit- und Selbstmanagement
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie interkulturelle Kompetenz
  • Vertrautheit mit dem linken politischen Raum, Kenntnisse über die Ziele, Aufgaben und Aktivitäten der RLS sowie eine Identifikation mit den von der Stiftung vertretenen politischen Grundpositionen

Die Tätigkeit soll zum frühestmöglichen Zeitpunkt aufgenommen werden. Der Arbeitsort ist Berlin. Das Entgelt sowie alle weiteren Arbeitsbedingungen richten sich nach TVöD (Bund). Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39 Wochenstunden), die der Entgeltgruppe 9a zugeordnet ist.

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung e. V. hat es sich zur Aufgabe gemacht, bestehenden gesellschaftlichen Benachteiligungen im Sinne einer positiven Maßnahme zur Verhinderung oder zum Ausgleich bestehender Nachteile im Sinne des §5 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) entgegenzuwirken. In diesem Zusammenhang fordern wir Bewerber*innen mit Schwerbehinderung und Bewerber*innen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Aussagekräftige Bewerbungen bitte bis zum 15.03.2021 über unser Bewerber*innen-Portal: https://bewerberweb.krz.de/2855#positions.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung an uns stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens gemäß unserer Datenschutzerklärung zu.

Die Auswahlgespräche finden am 24.03.2021 statt.