GIZ

Office-Manager (m/w/d) in der Abteilung Ostasien

JOB-ID: P1533V4199J02

Bewerber mit Berufserfg. - Befristet

Tätigkeitsbereich

Die Abteilung Ostasien ist für die Steuerung und Durchführung der Programme und Projekte in den Ländern China, Kambodscha, Laos, Mongolei und Vietnam sowie für die Länderbeobachtung von Korea verantwortlich. Die Innenstruktur ist für alle in der Abteilung angesiedelten Vorhaben zuständig und hält den direkten Kontakt zu den auftraggebenden Ministerien. Darüber hinaus berät sie die Auftraggeber u.a. bei entwicklungspolitischen Fragestellungen und bei der Portfolioentwicklung. Die Außenstruktur besteht aus Landesdirektionen mit Länderbüros in China, Kambodscha, Laos, Mongolei und Vietnam, die für die Vorhaben der Technischen Zusammenarbeit und die Portfolioentwicklung verantwortlich sind. Die Landesdirektor*innen, Portfoliomanager*innen und Projektverantwortlichen haben den direkten Kontakt zu den nationalen Projektpartnern und planen bzw. führen Projektaktivitäten gemeinsam mit ihnen durch.

Ihre Aufgaben
  • Organisation des allgemeinen Büroablaufs und Terminmanagement
  • Management von Dienstreisen einschließlich Vorbereitung, Buchung und Abrechnung
  • Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen
  • Betreuung und Bewirtung von Gästen
  • Unterstützung bei der Vertragserstellung und Vorbereitung vertraulicher Unterlagen
  • Erstellung von Protokollen
  • Koordination des Office Managements in der Abteilung
  • Interne sowie externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
Ihr Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische oder andere relevante Berufsausbildung
  • Substanzielle Berufserfahrung im Office-Management
  • Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
  • Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz sowie Interesse und die Fähigkeit, den eigenen Verantwortungsbereich zu gestalten
  • Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse sowie Arbeitserfahrung in der Nutzung digitaler Tools (wie Teams, Skype, SharePoint)
  • Flexibilität und Belastbarkeit sowie hohes Koordinations- und Organisationsgeschick
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.

Wir streben an, den Anteil an Männern auf diesen Positionen zu erhöhen und würden uns über entsprechende Bewerbungen freuen.

Des Weiteren werden eingehende Bewerbungen nach ihrem Eingangsdatum berücksichtigt.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.

Die GIZ möchte den Anteil von Menschen mit Behinderung im Unternehmen erhöhen. Daher freuen wir uns über entsprechende Bewerbungen.

Hier können Sie sich einen Überblick zu unseren Leistungspaketen verschaffen.


Anmeldung: https://jobs.giz.de/index.php?ac=apply&q=74e334e622910a0055bbd632101d467a3c317179

Weitere Informationen finden Sie hier: https://jobs.giz.de/index.php?ac=jobad&id=50312